No categories

No categories

Työ tulevaisuudessa: Sähköposti tukossa, mieli jumissa

Sari Laine

06.02.2013

Työ tulevaisuudessa -palstalla asiantuntijat maalailevat uudelleen tulevaisuuden työskentelytapaa ja sitä, mihin työelämä on menossa. Kirjoittajina vaihtelevat J-Impactin toimitusjohtaja KTT Jari Salminen sekä kehityspäällikkö KTM Tommi Lindholm; Redesigning 925-hankkeen vetäjä Pekka Pohjakallio sekä Sari Laine ja ex-Nokia-johtaja, johtajuuskouluttaja Anne-Liisa “Annu” Palmu.

Kuinka paljon sinulla menee aikaa päivittäin sähköpostin hoitamiseen? Tutkimusten mukaan meiltä menee keskimäärin neljäsosa työajasta sähköpostin kanssa touhuamiseen. Noin 13 tuntia viikossa. Varmasti meistä jokainen keksisi parempaakin tekemistä noille tunneille, eikö?

13 tunnissa ehtisi käydä todella monta kertaa kuntosalilla, tai voisi olla lasten kanssa pulkkamäessä, tai käydä mielenkiintoisia keskusteluja uusien ihmisten kanssa lounaalla tai vaikka lukea kehittävää työkirjallisuutta, seurata maailman trendejä ja vakoilla kilpailijoita. Monta asiaa olisi varmasti järkevämpää kuin selailla sähköpostia läpi yhä uudelleen ja uudelleen.

Koska tämä on juuri se mitä tapahtuu. Me selailemme täysinäistä inboxiamme ja etsimme kuumeisesti jotain tiettyä tietoa, tai selailemme muuten vain varmistaaksemme, että emme ole unohtaneet jotain oleellista juttua.

Jos haluat järkevöittää sähköpostitapojasi ja vapauttaa aikaa kaikelle muulle järkevämmälle/kivalle, niin kehotankin siivoamaan sähköpostisi. Kylmän viileästi otat uudeksi tavaksi seuraavan:

-       Aluksi luot kansion ”Arkisto”

-       Siirrät kaikki meilisi inboxista uuteen kansioosi. Vain ne, jotka vielä vaativat jotain tekemistä sinulta, jätät inboxiin.

-       Nyt inboxissasi pitäisi olla vain max. 10 postia.

-       Pyrit hoitamaan nuo kymmenenkin pois päiväjärjestyksestä ja aina kun olet hoitanut kyseisen viestin, niin siirrät sen arkistoon.

-       Eli: tästä eteenpäin deletoit heti kaikki turhat postit, siirrät meilit, jotka haluat säilyttää, mutta eivät vaadi sinulta tekemistä ”Arkistoon” ja inboxiin jätät vain ne jotka vaativat sinulta toimia. Ja heti kun olet sen tehnyt, niin siirrät myös sen arkistoon.

Näin inbox on osa sinun todo-listaasi, eikä tarvitse enää vatvoa ajatusta, että tärkeät meilit katoavat jonnekin loputtomaan  viestien suohon.

Olen nähnyt vierestä monta kertaa kun tämä siivous on tehty ja joka kerta helpotuksen huokaus on yhtä palkitseva. ”Tuntuu kuin pystyisi hengittämään paremmin.” Sopiva päivä siivoukselle voisi olla esimerkiksi sähköpostipäivänä perjantaina 8.2. Nettisivulta The Inbox Day löydät aiheesta mielenkiintoista lisätietoa ja voit osallistua kilpailuun mukaan.



Comments are closed.